Proje Yönetimi Nedir? Proje Fikri ve Proje Analizleri

0
249

Proje Nedir?

Proje, belirli bir bütçe dahilinde ve belirli bir süre içinde ürün, hizmet ya da sonuç oluşturmak için bir kez yapılması gereken karmaşık bir çalışma çabasıdır.

Bazı proje örnekleri şunlardır:

  • Yeni bir ürün yada hizmet geliştirmek,
  • Bir kuruluşun yapısında, personel kadrosunda ya da tarzında bir değişiklik gerçekleştirmek,
  • Yeni yada yenilenmiş bir bilgi sistemi geliştirmek ya da edinmek,
  • Bir bina ya da altyapı inşa etmek,
  • Yeni bir iş sürecini ya da prosedürünü uygulamaya koymak

Yönetim Nedir ?

Yönetim;

  • ne yapacağını ve ne zaman yapacağını bilme sanatıdır.
  • belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasıdır.

Proje Yönetimi Nedir?

  • Stratejileri sonuca dönüştürmektir. Aktiviteleri sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek için yapılan çalışmalar bütünüdür.
  • Bilgi, beceri ve araçları proje çalışmalarında uygulayarak paydaşların beklentilerine fazlasıyla cevap vermektir.
  • Plan yapmak ve bu planı başarıya ulaştırmak için kıyasıya çalışmaktır.

Proje yönetimi, mantıksal olarak gruplanmış 42 proje yönetimi      sürecinin uygun     şekilde entegrasyonuyla gerçekleşir. Bu süreçler 5 süreç grubunda toplanmıştır:

  • Başlangıç,
  • Planlama,
  • Yürütme,
  • İzleme ve Kontrol Etme, ¨ Kapanış.

Bir proje yönetimi genellikle şunları içerir

  • Gereksinimlerin belirlenmesi
  • Projenin planlanması ve yürütülmesi aşamalarında paydaşların çeşitli ihtiyaçlarının, kaygılarının ve beklentilerinin ele alınması,
  • Projenin birbiri ile çelişen kısıtlarının dengelenmesi.

Bu kısıtların bazıları:

  • Kapsam ,
    • Kalite,
    • Zaman Çizelgesi,
    • Bütçe,
    • Kaynaklar,
    • Risk.

Proje Fikri – Proje

Proje ile proje fikrini birbirinden ayırmak gerekir. Çevremizde, sivil toplum kuruluşlarında çalışanlardan sıkça duyduğumuz “bir projemiz var” ifadesi, genellikle bir proje fikridir. Bir projeden söz edilebilmesi için proje fikrinin geliştirilmesi ve

  • yaklaşımı, amacı, içeriği, yöntemi
  • sorumlusu/yürütücüsü,
  • süresi,
  • planı, faaliyetleri,
  • sonuçları, ürünleri, etkileri,
  • kaynakları, bütçesi, ¨ bitişi ve değerlendirilmesi gibi işlerin “çalışmalar” haline getirilmiş olması gerekmektedir

Proje hazırlanırken ilk adım olarak, çalışma alanlarınızda sorun olarak gördüğünüz konuları sıralayarak işe başlayabilirsiniz.

  • Kurumunuzun veya kendinizin bu sorunlara yönelik geliştirdiği yaklaşımlar neler olabilir?
  • Hangi sorun sizi en çok rahatsız ediyor?
  • Hangi sorunu çözmek için çalışmak, proje geliştirmek istiyorsunuz?

Proje fikrinin ortaya çıkmasından sonra projenin amacı, hedefleri, çıktıları ve uygulama adımlarının tanımlanmasıdır.

Proje Geliştirme Aşamaları

Bunu mümkün kılmak için bir “ön araştırma” yapmak gerekmektedir.

Mevcut Durumun İncelenmesi

  • Projenin planlanması için gerekli veriler bu aşamada elde edilir.
    • Çözmek istediğimiz sorun ya da değiştirmek istediğimiz şeylerin içinde bulundukları koşulları,
    • özellikleri,
  • sorunlarla ilgili tarafların durumları, düşünce ve tavırları bu aşamada netleşir.
  • Proje paydaşları tarafından yapılacak mevcut durum analizinde üç aşamalı bir çalışma yapılır:

a. Sorun analizi; sebep-sonuç ilişkisi
b. Amacın tanımlanması
c. Stratejinin belirlenmesi

Sorun Analizi

  • Projeler genellikle tanımlanmış bir soruna yanıt vermek ya da bu sorunun üstesinden gelmek için önerilirler.
  • Sorun analizi, temel sorunların ne olduğunu tanımlamayı ve bu sorunlar arasında neden sonuç ilişkisini kurmayı içerir.

Sorun analizine başladığımızda, kendimize sormamız gereken çok temel birkaç soru vardır:

  • Değiştirmek istediğimiz, istemediğimiz ya da sorun olarak gördüğümüz şey nedir? Önce bunu çok iyi tanımlayıp, tam adını koymamız gerekiyor.
  • Bu sorunun kaynağı nedir?
  • Sorunlar arasında neden-sonuç analizi yapıldı mı?

Sorun analizi, aynı zamanda mevcut durumun olumsuz yönlerini belirler ve üç adımı içerir:

  1. Analiz konusunun net tanımı
  2. Hedef kitleler ve faydalananların karşılaştıkları temel sorunların teşhis edilmesi (Sorunlar ne/(ler)dir?)
  3. Sorunların, sebep sonuç ilişkisi kurmak amacıyla, “sorun ağacı” veya “sorunlar hiyerarşisi” denilen, görsel bir şema formatında hazırlanması

Sorun Analizi sırasında neler yapacaksınız ?

  • Konu ile ilgili görünen sorunları ve varlığı istenmeyen durumları gelişi güzel sıralayın.
  • Bu sorunları size göre önem sırasına dizin. En üste ana sorunu bulup, yerleştirmeye çalışın.
  • Sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi yaratmaya çalışın. Bunu sağlamak için, ana sorunu en üst seviyede tutarak, onu doğrudan etkileyen sorunları sıralayın, sorunları birbirleriyle ilişkilendirdikten sonra bir şema haline getirin.
  • Şemada yer alan sorunları hepsi gerçek olmalı, hayli ya da gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunlar olmamalıdır. Her sorunun doğru şekilde ifade edilmiş olması önemlidir.
  • Elde ettiğimiz şemaya, “Sorunlar Şeması” adını verelim.

SORUN AĞACI UYGULAMA

  • A.Temel Sorunu Tanımla
  • B.Buna yol açan nedir? (Bulunan yanıtı o  sorun tanımlaması ile bütünleştiriniz)
  • C. Eğer aynı soruna birden fazla neden kaynaklık ediyorsa bunları seçili olan sorunun altına -yan yana yerleştirin.
  • D. Bütün sorunları irdelemeye özen gösterin.

SORUN AĞACI UYGULAMASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER

  • Genel geçerliliği olan sorunlar uzun dönemde toplumsal uzlaşı ve siyasi faaliyet ile çözülebilir.
  • Projeler süreli ve sonuç odaklıdırlar. Genel geçerli sorunun çözümüne katkıda bulunabilirler.
  • Eğer ortaya atılan sorun proje temelli çözülemiyorsa o bir kısıt olarak kabul edilmelidir.
  • Bu kısıtlar daha sonra projenin riskleri olarak ele alınabilirler.

Paydaş Analizi – İlgi Sahipleri

  • Sorun ağacında tanımlanan sorunların gerçekte en çok kimi etkilediğini, sorunlara yanıt verirken ve çözümlere ulaşırken farklı paydaşların rollerinin ve çıkarlarının neler olduğunu analiz etmeye yarar.
  • PAYDAŞLAR; proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da kuruluşların hepsidir. Paydaşlar doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek veya etkileyebilecek olanlardır.

Paydaş Analizi – İlgi Sahipleri Analizi

  • Projeden faydalananlar (birincil paydaşlar)
  • Potansiyel yandaş, destekçiler (birincil gruba hizmet ederler)
  • Potansiyel karşıtlar,  projeden  zarar   görme  riski taşıyanlar
  • Etkin proje tarafı olabilecek gruplar.

Bunlar kişiler olabileceği gibi kurumlar ya da gruplar  olabilir.

DİKKAT: Projeden olumsuz etkilenecek kişi veya grupları projeye başından itibaren dahil etmek projenin başarısını artıran en önemli etkenlerden biridir.

Proje Geliştirme Aşamaları

Paydaşlar

Paydaş Analizi Uygulaması

  • Bütün paydaşları yazın (birincil ve ikincil paydaşlar dahil)
  • Projenizle ilgili çıkarlarını (açık veya kapalı) ve amaçlarını yazın
  • Projenizin her paydaşın çıkarları üzerinde yaratabileceği etkileri değerlendirin – olumlu etkiler için +
    • olumsuz etkiler için –
    • farklı durumlarda olumlu veya olumsuz etkiler için +/- belirsiz durumlar için ?
  • Projenizin öncelik vermesi gereken paydaşları kendi bulacağınız bir aralıkta değerlendirin (örneğin; 1-5 arası, 5 en önemli)

Hedef Analizi

  • Sorun ağacında tanımlanan sorunların tanımlandığı gibi, burada da o sorunu ortadan kaldırarak varılmak istenilen yeri-durumu ortaya koyar.
  • Rakibi tanıdıktan sonra, istenilen sonuca yardımcı olur.
  • Hedef analizinde, sorun ağacındaki sorunların olumluya çevrilmesini sağlar.
  • Yani, hedefler şeması sorunlar şemasının olumlu halidir.

Genel Hedef

  • Projenin çözümlenmesine yardımcı olacağı, katkıda bulunacağı büyük sorunu tanımlar.
  • Projenin neden ÖNEMLİ olduğunu açıklar. ¨ Bu hedefler grubun vizyonunu da yansıtır.
  • Genel hedefler ideal durumu tanımlar, bir proje ile ulaşılması beklenmez, uzun dönemlidir.

Hedef Analizi

Proje amacı;

  • Kim yararlanacak,
  • Kim yapacak,
  • Nasıl yapacak,
  • Nasıl bir dönüşüm yaratacak,
  • Dönüşüm hangi varsayımlara dayanacak.

Not: Projenin amacına erişmesi, genel hedeflere bir adım daha yaklaşmasını sağlamalıdır.

Proje hedefi, ana hedefe göre, çok daha iyi, net tanımlanmış, ulaşılabilir bir hedef olmalıdır.

S (specific) özgün, (ne , nasıl, nerede, kiminle)

M (measurable) ölçülebilir, (sayı veya yüzde)

A (achievable) ulaşılabilir,(gerekli bilgiler)

R (realistic) gerçekçi, (pratik yapılabilir)

T (time related) zaman belirleyen. (maliyet etkin)

ÖRNEK:

  • Genel  Amaç :     Halkın     sağlıklı    içme  suyuna kavuşturulması
  • Amaç : İçme suyundan kaynaklanan salgın hastalıkların azaltılması ve çocuk ölümlerinin ortadan kaldırılması.
  • Faaliyet Alanı : Belediye çalışma alanı
  • Süre : 3 yıl (teknik olarak zorunlu)

Hedef analizi – uygulama

  • Genel hedef; Türkiye’de yoksulluğun azaltılması, kır yoksullarının kaynaklara erişilebilirliğinin güçlendirilmesi
  • Proje amacı; Ankara’da gecekondularda oturan işsizlerin, yoksulların mikro kredi yoluyla iş sahibi edindirilmeleri
  • Sorunlar şeması üzerindeki bütün sorunları, istenilen ve başarılması mümkün hedef cümleleri halinde yeniden yazın.
  • Hedefler şemasındaki cümleler, olumlu oldukları kadar gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdırlar.
  • Hedefler arasındaki sebep-sonuç ilişkisini kontrol edecek hedeflerinizin gerçekçi ve ulaşılabilir olduğuna emin olun.

Hedef analizi – uygulama

  • Genel hedef;


……………………………………….

……………………………………….

  • Proje amacı;

……………………………………….

……………………………………….

Hedef –Proje Amacı : Değerlendirme

  • 1. Hedef – Amaç uyumlu mu?
  • 2. Amaç önemli bir dönüşüm sağlıyor mu?
    • Bu dönüşüm yararlı mı?
      Bunun için bir talep var mı?
    • Söz konusu dönüşüm sağlanabilir mi?
    • Sürdürülebilir mi?
  • 3. Kim yapacak?
    Bu dönüşüm yararlı mı? Hangi kısıt ve varsayımlar var? Sorularına yanıt var mı?

Strateji Analizi

Tanımlanan proje amacına, tasarlanan yöntemlerin hepsiyle ulaşma olasılığı kimi zaman çok düşüktür. Böylelikle uygulanacak yöntemler arasında bazı tercihler yapılması gerekir. Bu aşamada proje amacına ulaşmak için kullanılacak strateji ya da stratejiler tespit edilir ve bunlar arasından en uygunu seçilir. Stratejinin seçiminde paydaşların öncelikleri, bütçenin durumu, stratejinin geçerliliği, başarı olasılığı ve zaman sınırlaması etkilidir.

  • Strateji analizi, temel sorunu çözmekte etkili olan nedenlerden hangisinin çözümünün hedeflendiğine karar verilmesidir. Dolayısıyla kullanılacak yöntemi tanımlamaktır.
  • Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir. Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve proje amacı da tanımlanır.

Bu      aşama,      kendi      kapasitemizi      tanıdığımız      ve     tanımladığımız        aşamadır.

Projenin ilgileneceği alan seçilirken aşağıda önerilen yolu izleyebilirsiniz.

  • Ulaşmak     istediğiniz        hedefleri tanımlayın       ve     gruplayın.   Böylece çeşitli stratejiler ortaya çıkacaktır.
  • Hangi stratejinin sizin görüşünüzü en iyi temsil ettiğini değerlendirin. Bu değerlendirme için aşağıdaki kriterleri kullanabilirsiniz.
  • Kaynakların uygunluğu
    • Varolan kapasite
    • Lojistik destek
    • Etkinlik
    • Sosyal kabul
    • Eşitsizliklerin azaltılmasına katkı
    • Aynı konuda yapılan diğer projelerle tamamlayıcılık
    • Aciliyet

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here